Главная | Как правильно составлять документ

Как правильно составлять документ


Похожие статьи

Например, дату 5 июня г. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня г. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Чтобы сделать возможным прочтение текста документа на различных вычислительных машинах, рекомендуется пользоваться наиболее распространенными текстовыми редакторами и шрифтами.

На текущий момент такими редакторами являются Word версия 97 и выше , а шрифтами — Times New Roman и Arial. Высота шрифта должна быть соразмерной с высотой шрифта пишущей машинки.

Классификация документов в делопроизводстве

Проект документа рекомендуется печатать шрифтом размера 14 пунктов через 1,5 — 2 межстрочных интервала в шапке таблицы — через 1 интервал. Шрифтом 12 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать: Резолюция включает в себя фамилию фамилии исполнителя ей , содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции: Подготовить проект контракта к Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа.

Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают.

Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 — 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

Удивительно, но факт! Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату; при необходимости - должность визирующего.

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. Отметка о наличии приложений. В бланках организаций двойного подчинения федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти указывается только наименование местного органа власти.

Справочные данные об организации. Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.

Состав и расположение реквизитов.

Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом "Наименование организации": Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле. Реквизит включает следующие элементы: Отметка о поступлении документа в организацию Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Указывают полный путь к файлу: Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности.

Еще по теме Правила составления документов:

Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу. Использование разговорных, просторечных, диалектных и т.

Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания. Паронимы - близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

Удивительно, но факт! В состав указанного реквизита входят:

Синонимы - слова с одинаковым или очень близким значением: Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке. Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично. Омонимы - слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: К специальной лексике относятся также профессионализмы - разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны.

Похожие записи

Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа.

Удивительно, но факт! Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели.

Удивительно, но факт! Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Одно из правил составления делового документа — минимум слов при максимуме информации. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа. Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Например, дату 8 марта года следует оформлять как Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 марта г.

Госкомсвязи россии

Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа.

Удивительно, но факт! Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством заявления, докладные, объяснительные записки и др.

Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.



Читайте также:

  • За причинение средней тяжести вреда здоровью